POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL RESPONSABLE

Los lineamientos y reglamentaciones definidos en las leyes expedidas señalan el tratamiento que se debe realizar de la información personal de todo aquel que tenga relación con la empresa, sea cliente, proveedor o empleado de la misma, para el cumplimiento de las leyes y decretos reglamentarios, se establece la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, el cual contempla el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.

NEWMATCH, con domicilio en Calle 30 No 45-13 Barrio colombia  Medellín en su compromiso con la normatividad y las disposiciones regulatorias en materia de protección de datos personales asume la presente política de tratamiento de la información, la cual se plantea de conformidad con Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Mediante la presente política se establecen los parámetros y procedimientos que reglamentan el tratamiento y protección de la información y datos personales, teniendo en cuenta su origen, mantenimiento, administración y demás operaciones que involucren manejo de la misma.

Para tales efectos, NEWMATCH se sujeta a las disposiciones reguladas en la ley y en la Constitución Política de 1991, en las cuales se consagra, reconoce y protege el derecho a la protección de datos personales como precepto que poseen todos los ciudadanos a conocer y actualizar información que haya sido recogida en bases de datos que sean susceptibles de tratamiento por parte de entidades de carácter público o privado.

TERMINOLOGIA

• SIC: Superintendencia de Industria y Comercio
• Información: Corresponde al conjunto de datos recolectados al titular.
• Responsable: Persona natural o jurídica que mediante un producto o servicio establece una relación con una persona natural y que con mecanismos legales realiza la recolección de la información que debe reportar a la SIC.
• Encargado: Persona natural o jurídica que por encargo del responsable realiza el tratamiento de los datos.
• Titular: Toda persona natural con la cual se tenga vínculo mediante un producto o servicio.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita emitida por el responsable de la información al titular de la misma, informando la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales y los mecanismos de tratamiento.
• Autorización: Todo titular de información debe suministrar por medio escrito o tecnológico su consentimiento para recolectar su información y debe ser informado de la finalidad de su recolección y del tratamiento de la misma. La autorización debe ser conservada como prueba.
• Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular”.
• Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
• Datos Sensibles: a la Luz del Art. 5, de la Ley 1581 de 2012, “para los propósitos que nos ocupan, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos.  así como los datos relativos a la salud, a la preferencia sexual y los datos biométricos”.

OBJETIVO

A través del presente documento, se establecen las Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales como responsable de NEWMATCH.

Las Políticas y los Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia y tendrá como alcance la aplicación a todas las bases de datos donde se almacene información personal y que sean objeto de tratamiento por parte de NEWMATCH.

ALCANCE

El alcance de la presente política se extiende a la ejecución de la actividad de NEWMATCH tanto a nivel interno como externo, abarcando todas las relaciones con terceros, particulares, clientes y proveedores en las cuales intervengan el tratamiento de datos personales.

En este marco, se reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC la información con los datos personales contenidos en las bases de datos, previa autorización y consentimiento de la persona natural que la proporciona.

Se excluye de este procedimiento la información calificada como: sensible, seguridad y defensa nacional y/o financiera o aquellos datos que por su naturaleza adquieren el carácter de público y cuyo conocimiento es de interés y beneficio social.

El manejo de la información referente a menores de edad se encuentra prohibida, excepto cuando sean datos de naturaleza pública, no obstante, esta información estará sujeta a tratamiento siempre y cuando se respeten sus derechos fundamentales y se proporcionen las medidas para garantizar su seguridad y dignidad.  Para tales casos es necesaria la presencia de un representante legal del menor.

Para los efectos de esta política NEWMATCH, actuará como Responsable, cuando en la ejecución de su actividad establezca relaciones con personas naturales y obtenga la información personal a través de los mecanismos legales exigidos para su recolección, y como Encargado cuando realice tratamiento de los datos suministrados por un cliente que a su vez es responsable.

MECANISMO

Al actuar como responsable de información deberá dar a conocer al titular de la misma de manera verbal o escrita la finalidad de la recolección de los datos personales, así como del tratamiento al cual serán sometidos y los mecanismos por medio de los cuales puede realizar actualización, adición o retiro de los mismos.

Al actuar como encargado de los datos personales dará tratamiento según lo estipulado expresamente en los acuerdos de servicio pactados con el responsable que allegue dicha información, este a su vez certificara por escrito que ha obtenido los datos personales con la debida autorización de los titulares y conforme a lo establecido en la ley.

El titular de los datos personales mediante los mecanismos implementados dará expresa autorización para el tratamiento de los datos, así como la confirmación que fue informado sobre la política de tratamiento de datos personales.  A discreción del titular de la información estará la posibilidad de no conceder la autorización para el tratamiento de la información, esta negativa quedará consignada en el formato establecido y entregado previamente al titular.

TRATAMIENTO

NEWMATCH actuando como responsable realizará la captura de los datos personales para desarrollar su actividad comercial y guardará autorización expresa del titular de los datos, esta información será utilizada en la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, según la ley 1581 de 2012, en donde se faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio a ser la administradora de dicha información.

La información capturada y autorizada será ingresada al software administrativo con fines contables, financieros y de facturación

Dicho tratamiento incluye la preparación de la información que ha sido autorizada, así como los mecanismos descritos en este documento para inscribir, actualizar y eliminar los datos consignados.

Al actuar como encargados recibiremos las bases de datos personales captadas por el responsable conforme lo estipula la ley.

POLÍTICAS

1. Obtendrá la información de los titulares correspondiente a los datos personales para el desarrollo de su actividad comercial y para la ejecución de los objetos contractuales pactados con terceros.
2. Utilizará los datos personales obtenidos conforme a la finalidad con la cual estos fueron adquiridos.
3. Realizará la obtención de los datos conforme a lo estipulado en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y lo consagrado en la Constitución Política de Colombia de 1991.
4. Implementará los mecanismos de autorización requeridos para la obtención de los datos personales siempre y cuando los mismos sean necesarios; cuando la información es suministrada por terceros estos deberán contar con la debida autorización para el tratamiento de dichos datos.
5. Pondrá a disposición de los titulares de la información los medios necesarios para dar a conocer la finalidad y tratamiento a los cuales serán sometidos los datos recolectados.
6. Dispondrá de recursos humanos e informáticos para custodiar la información a fin de elevar los niveles de confidencialidad y mantener la integridad de los datos tratados.
7. Informará a las entidades y autoridades competentes las situaciones relevantes o irregularidades detectadas en el tratamiento de la información.
8. Conservará los datos suministrados por los titulares conforme a lo estipulado en la normatividad vigente.
9. Realizará el registro de los datos personales de los titulares de conformidad a lo exigido normativamente, ello como parte de la protección y tratamiento de los mismos.
10. Tendrá a disposición de los titulares de la información diferentes mecanismos para la atención, recibo y respuesta de quejas, peticiones o reclamos que puedan surgir como resultado del tratamiento de la información.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

A partir de lo estipulado en el artículo octavo 8 de la ley 1581 de 2012, los derechos de El Titular de los datos personales son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Conocer quién o quienes custodian sus datos personales.
8. Conocer las vías y los mecanismos legales a los cuales puede acceder para defender sus derechos de información y protección de datos personales ante entidades de carácter público o privado.

MEDIOS DE ATENCIÓN

NEWMATCH ha dispuesto para todos los clientes, proveedores y/o titulares de la información que lo requieran los siguientes canales de atención para brindar respuesta a las posibles preguntas, quejas y reclamos que se presenten, y, así mismo, realizar mantenimiento a la información del titular.

• Dirección: Calle 30 No 45-13
• Línea de atención: 6040239- 5897801
• Correo Electrónico: comercial@newmatch.com.co
• Página Web: newmatch.com.co – Contáctenos

PROCEDIMIENTO

Todo reclamo o consulta generada por cualquier medio de atención por los titulares de los datos personales, será tratada por la gerencia general conforme al procedimiento interno creado para tal fin, ello con el objetivo de atenderlas de forma clara, sencilla y oportuna, esto conforme a los estipulado en la ley.

1. Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de NEWMATCH.
2. NEWMATCH como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular.
3. El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. – La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por NEWMATCH y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada.
4. La consulta será atendida por NEWMATCH en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
5. Cuando no fuere posible para NEWMATCH atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.
6. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, NEWMATCH podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

CUMPLIMIENTO

La presente política en materia de protección de datos personales es de obligatorio cumplimiento para NEWMATCH y todas las personas vinculadas a este proceso, por lo que se considera falta grave omitir el cumplimiento de la misma lo cual generara sanciones según lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo, sin excluir las demás sanciones que puedan ser impuestas por la ley.

La presente política entre en vigencia a partir de los 18 días del mes de octubre del año 2017.